Etika dan etika surat-menyurat perniagaan

Realiti perniagaan moden adalah sedemikian rupa sehingga hanya 15% usahawan sederhana dan besar yang ingin memperkuat kedudukan mereka di pasaran mencapai matlamat mereka. Atas sebab ini, relevansinya etika perniagaan meningkat bertambah banyak, kerana ketidakpatuhan norma-normanya, untuk beberapa sebab lain, sering menyebabkan hubungan perniagaan yang pecah.

Dalam tafsiran luas etika dipanggil satu set prinsip umum yang bertujuan mengawal hubungan sosial. Oleh itu, etika perhubungan perniagaan menangani isu-isu yang berkaitan dengan perintah yang diterima pakai dan gaya interaksi dalam bidang perniagaan.

Aspek etika hubungan perniagaan adalah etika perniagaan, contohnya, prosedur untuk mengadakan rundingan, peraturan tingkah laku korporat, tradisi dan ritual perniagaan, elemen subordinasi, gaya hidup dan gaya komunikasi dan penulisan, serta persoalan tentang kebenaran dalam menangani rakan kongsi dan rakan sekerja.

Kepentingan etika dan etika, sebagai komponennya, terletak pada hakikat bahawa asas normatif yang muncul sebagai hasil daripada amalan yang panjang memudahkan komunikasi pada tahap yang besar, mewujudkan konteks yang dapat dimengerti dan dapat diakses dalam bidang perniagaan yang membolehkan anda mencapai matlamat yang betul dan menjimatkan masa.

Dalam erti kata lain, kita bercakap tentang algoritma khas untuk menyelesaikan masalah perniagaan, yang membolehkan kita menetapkan dan berjaya mencapai matlamat perniagaan yang dikehendaki dalam cara yang rasional dan bebas konflik. Tahap pemilikan algoritma ini membolehkan kami membuat kesimpulan langsung mengenai tahap profesionalisme rakan perniagaan atau lawan dalam pertikaian perniagaan.

Dalam konteks ini, adalah penting untuk mematuhi prinsip umum berikut:

• ketepatan masa di mana-mana dan dalam segala-galanya;
• keselamatan maklumat;
• altruisme bunyi;
• baik, sesuai dengan imej persekitaran perniagaan;
• ucapan lisan dan bertulis yang berwibawa;
• berikutan peraturan budaya ucapan perniagaan.

Jenis-jenis korespondensi perniagaan adalah berbeza dan, dengan tahap konvensional yang tertentu, mereka boleh dibahagikan kepada dua jenis utama:

• interstate - antara organisasi negara, pejabat dan pegawai perwakilan asing (pelbagai nota, memorandum dan bentuk lain) adalah unsur hubungan diplomatik;
• komersial - surat status separuh rasmi yang digunakan dalam bidang hubungan perniagaan antara institusi dan organisasi.

Gaya menulis surat rasmi, walaupun linguistik dan beberapa perbezaan tradisional, mempunyai asas tertentu dan kumpulan institusi yang dibangunkan oleh amalan yang ditetapkan. Sebagai contoh, beberapa keperluan arahan directiviti, yang ditentukan oleh kedudukan penghantar dan pangkat penerima, adalah berdasarkan kepada permulaan penghormatan dan ketepatan bersama. Oleh itu, tanpa mengira jenis dokumen, secara strukturnya ia mesti mengandungi unsur berikut:

• rayuan (status rasmi penerima);
• pujian (surat akhir yang sopan);
• tandatangan;
• tarikh (hari, bulan, tahun dan tempat menulis mesej);
• alamat pengirim (nama belakang, status rasmi, alamat diletakkan di bahagian atas atau bawah halaman pertama surat).

Di samping itu, terdapat beberapa peraturan yang berkaitan secara langsung dengan huruf-huruf:

• Surat perniagaan ditulis pada surat atau kertas kertas semata-mata di hadapan mereka;
• penomboran dilakukan dalam angka Arab;
• mesej dilaksanakan dalam teks bercetak;
• pemadaman dan pembetulan tidak dibenarkan dalam badan dokumen;
• dokumen itu dilipat teks di dalamnya;
• masa menunggu untuk membalas surat itu tidak lebih daripada sepuluh hari.

Mesej perniagaan sepatutnya mempunyai sasaran yang jelas dan mengandungi satu soalan, dan keseluruhan teks itu harus sepenuhnya dan sepenuhnya tertakluk kepada kandungannya, sama ada tawaran tawaran, siasatan komersial, atau maklumat yang hanya berkaitan.

Klasifikasi mesej perniagaan adalah berbeza dan bergantung kepada orientasi fungsi dan sasaran mereka. Sebagai contoh, huruf adalah:

• memberitahu;
• mengingatkan;
• jemputan;
• informobzory;
• perintah;
• mengiringi;
• jenis lain.

Dalam koresponden komersial yang paling tipikal:

• permintaan;
• tawaran;
• perintah;
• aduan;
• surat jaminan.

Sebagai satu bentuk komunikasi perniagaan, dalam erti kata ketat definisi, huruf dibahagikan kepada 2 jenis - perniagaan dan pejabat swasta.

Untuk perniagaan termasuk korespondensi, penyertaan di kalangan organisasi dan institusi. Surat rasmi adalah mesej yang dihantar ke institusi oleh orang perseorangan, atau sebaliknya, oleh institusi - kepada orang perseorangan.

Terdapat beberapa peraturan surat-menyurat perniagaan.

• Surat itu harus merangsang kemunculan minat perniagaan dari penerima, dengan jelas dan berdasarkan data faktual yang meyakinkan, menunjukkan manfaat dari perkongsian dan ketidakupayaan untuk memecahkan perkongsian itu. Teks itu harus menggalakkan, memotivasi untuk kerjasama.
• Manifestasi emosi peribadi yang berlebihan dalam surat perniagaan bukan merupakan cara terbaik untuk membuktikan kes seseorang dan menyelesaikan masalah itu.
• Untuk mengelakkan muatan dan penyumbatan teks surat itu, perlu untuk mengelakkan perbandingan kiasan, metafora, alegori dan hyperbole.
• Untuk persembahan yang jelas dan ringkas mengenai topik ini, lebih baik menggunakan kalimat mudah, mengelakkan butiran dan terperinci yang berlebihan. Idea asas mesej harus disokong hanya oleh hujah-hujah yang relevan, yang biasanya diletakkan di lampiran ke huruf (carta, graf, data digital).
• Di dalam teks perlu diperuntukkan perenggan, masing-masing, yang mewakili pemikiran bebas, bermula dengan garis baru.

• Dalam mesej bertulis perniagaan, kata sifat deskriptif, penjelasan dan butiran tambahan tidak boleh digunakan. Pada akhir penulisan, disarankan untuk memeriksa dokumen dan menghapuskan frasa yang tidak membawa kandungan semantik sebenar.
• Literasi adalah elemen asas teks. Kehadiran ejaan dan kesilapan lain dalam mesej tidak boleh diterima.
• Menentukan subjek huruf itu wajib. Subjek dalam dokumen perlu dicerminkan secara ringkas dan luas, ia menjimatkan masa apabila membaca dan memberi kesan positif kepada pengirim. Sekiranya surat itu dihantar melalui e-mel dan mengandungi maklumat penting, ia harus disediakan dengan "bendera" khas yang terdapat dalam perkhidmatan elektronik.
• Pembacaan teks yang baik disediakan oleh fon Arial atau Times New Roman dengan saiz fon purata. Dengan keperluan khusus, idea utama dibenarkan dalam jenis italik atau tebal.

• Dalam teks ini berguna untuk menggunakan subheadings (3-4), yang memberikan pemahaman lebih mudah mengenai teks yang dinyatakan.
• Pengkelasan, senarai dan senarai dibuat dengan menggunakan penanda khas.
• Templat korporat (skim) - petunjuk kecekapan dan objektif dalam komunikasi perniagaan yang sangat baik.Ini amat relevan dalam aspek korporat, kerana ia membolehkan anda menonjolkan cahaya yang baik dan mematuhi status rasmi.

Struktur mesej perniagaan adalah tipikal. Secara tradisional ia mengandungi:

• pengenalan;
• bahagian utama;
• kesimpulan

Pengenalan meringkaskan tujuan surat itu. Bahagian utama menerangkan intipati isu tersebut. Sebagai kesimpulan, adalah wajar untuk meringkaskan kandungan bahagian utama, contohnya, dalam bentuk kesimpulan. "Postscripts" dan pelbagai nota kaki yang tidak diingini.

Sebagai kesimpulan, frasa yang tidak sesuai menyerupai manipulasi, seperti: "Saya berharap untuk perkongsian yang saling menguntungkan," dan sebagainya. Adalah lebih baik untuk mengucapkan selamat tinggal dalam surat perniagaan dengan frasa mudah - "Salam", "Salam Sejahtera" dan sebagainya.

Di bahagian bawah mesej ditunjukkan: F. I. O., status rasmi, nama syarikat ditandatangani. Nombor hubungan juga ditunjukkan.

Jadual dan graf dilampirkan dalam fail berasingan (pakej), yang menunjukkan ini pada akhir surat. Jika terdapat kumpulan pelaburan, maka mereka diberi inventori dengan nama.

Anda boleh menggunakan singkatan dan singkatan khusus hanya jika anda pasti bahawa penerima akan memahaminya.

Untuk membuat teks yang lebih logik dan konsisten dalam perbendaharaan kata perniagaan, frasa ucapan berikut digunakan sebagai pengikat:

• atas sebab ini;
• berdasarkan kepada yang terdahulu;
• kerana ini;
• mengikut data;
• atas dasar ini;
• mengingati;
• dan lain-lain.

Dalam ruang maya, interaksi perniagaan, yang mewakili komunikasi dalam bentuk kecil, adalah khusus, dan tidak kurang memerlukan pematuhan dengan peraturan etika yang relevan. Kerja yang kompeten dengan surat itu, mengikut amalan, membayangkan pelaksanaan kenyataan berikut mengenai skop, piawaian bahasa, struktur dan format.

• Formula tema mesti sama persis dengan subjek yang dinyatakan di dalam teks. Ini membolehkan anda dengan cepat menyesuaikan pembaca ke suasana perniagaan yang diingini.
• Volum yang optimum dari dokumen yang dihantar melalui e-mel, muat ke "satu skrin", dengan jumlah maksimum teks - satu helai dalam format A4.
• Ukuran lampiran yang optimum - tidak melebihi 3 MB.
• Dihantar fail disyorkan untuk "dibungkus" ke dalam zip standard atau arkib pengekodan rar. Lain-lain sering disekat semasa penghantaran.
• Hyperlink mestilah standard (biru, digariskan).
• Jawapan kepada penerima hendaklah diletakkan di atas, pada permulaan surat, dan tidak di bawah. Ini menjimatkan koresponden daripada menatal ke atas-dan-paksa teks sebelumnya.

• Anda mesti menggunakan bahasa surat itu, rakan kongsi yang paling mudah difahami. Persoalan kefahaman menggunakan dalam profesionalisme mesej, perbendaharaan kata korporat, ungkapan slang dan singkatan (terutamanya dalam surat-menyurat luar) diputuskan secara berasingan, bergantung kepada konteks dan kualiti rakan-rakan koresponden.
• Adalah penting untuk memaklumkan kepada rakan mengenai penerimaan mesejnya - ia adalah tanda rasa yang baik dan sebahagian daripada etika perniagaan, menunjukkan rasa hormat kepadanya.
• Ia harus dijawab secepat mungkin. Jika atas apa jua sebab anda tidak dapat bertindak balas dengan cepat, maka pasangan itu harus dimaklumkan tentang penerimaan suratnya dan menunjukkan masa jawapannya. Jeda sementara yang beretika dan selesa sebelum memberikan jawapan - 48 jam selepas menerima mesej. Selepas masa ini orang biasanya percaya bahawa mesej itu hilang atau diabaikan. Jeda yang berlebihan dalam surat-menyurat sering dipenuhi dengan risiko kehilangan pasangan dan diperlakukan dalam perniagaan sebagai pelanggaran terhadap standard etika.
• Pada akhir mesej perlu diletakkan butiran hubungan yang dinyatakan dalam semua huruf tanpa pengecualian, tanpa mengira urutan pengedaran.
• Semasa penghantaran, adalah penting untuk memberi perhatian khusus kepada isu-isu privasi.

Untuk maklumat lanjut mengenai etika perniagaan, lihat video berikut.